≪イベントをしたい方向けの無料相談サイト~FIRSTEVENT~≫
イベントを開催されたい主催者向け相談サイトです。
イベントは多種多様の形があります。どんなイベントをしたいかにより対応が異なります。
以下の質問に回答して問い合わせを行うと最適なイベントの準備のアドバイスを無料にて行っております。
イベントを行う際には以下の区分に分かれます。
この４つの区分をまずは認識の上、回答をお願いします。
【第1区分～企画～】
イベントを何のためにやるか、イベントを行った際にどんな効果を求めるかを考える区分となります。
たとえば、
A：「ある商品を売るため、認知拡大するためにイベントを行いたい」
B：「日頃お世話になった顧客に感謝のパーティーを開きたい」
C：「年に一度、行事としてイベントを行わなければならない」
このようにやる目的があればこの企画区分は主催者自身で決めることでイベントへ動機から企画が生まれます。
Aのみイベントが目的ではないような事例は、この企画をイベント業界では『広告代理店』※1というプロの業種に依頼し
どんなイベントをやるべきかを委託することが可能です。
また、メディア※2の活用がない場合は、イベント制作会社に依頼することも可能です。
それ以外、主催者の目的が明確であれば『企画』は、できたものとなります。
【第2区分 ～制作～】
イベントを実施する上で最も重要な区分となります。
『制作＝仕切り、準備、コントロール』とも言い換えられます。
自身でイベントを行う主催者は、この制作を軽視して大変な状況になるのが常です。
実施にあたる費用として非常に見えにくい区分のため気づきにくい区分業務です。
社会的にしっかりとしたイベントでは必ず『イベント制作会社』※１の稼働があります。
前記の第1区分で企画で広告代理店に依頼することにより制作連携されていきますので費用が最も高くなります。
広告代理店は企画内容決定後、イベント制作会社に委託されるのが通例です。
企画が主催者により明確でメディアなどの連携がなければ、イベント制作会社に依頼する方が費用が抑えられることにもなります。
具体的には、会場選定、交渉、手配物手配・仕切り、危機管理等、イベント構築に最も重要な区分となります。
【第3区分 ～運営～】
イベント当日に行う業務を総称して『運営』といいます。
大きくはスタッフなど人的な業務を行う人材派遣が業界ではイベントに特化した人材を派遣する業種があり
イベント運営会社※１と呼ばれます。
イベント当日『回す＝運営』のスタッフやコンパニオン、MC、ナレーター、モデル等の手配を行います。
主催者の会社の社員で運営を行うということであれば必要なく
不足の場合は、手配が可能ですが、主催者が手配を行うと第2区分の『制作＝仕切り』が発生するので非常に大変になります。
そういった意味でも前記の『第2区分 制作』は、費用は掛かりますが運営まで仕切りができるイベント制作会社はそういった面でも重要な区分ともいえます。
【第4区分 ～専門分野～】
その他、専門性のある業種がイベント業界にはあります。
例えば、音響、照明、映像、特殊効果、備品レンタル等様々な分野があります。
各分野の専門的な人材＝オペレーター＝人材派遣は、第3区分の運営とはことなり、第4区分となります。
インターネットの普及している昨今主催者から直接の発注は可能です。
直接発注することにより費用は抑えれれますが、第3区分同様 仕切りは発注者が行うので費用を抑えて仕切りを頑張るか多少の費用は掛かっても
第2区分のイベント制作会社に依頼して行うことにより手間やリスクが回避されますので、やはり『制作＝仕切り』の重要性が際立ちます。
専門分野は企画、制作、運営すべてが主催者が行うことができる場合に「こんなことまで手配できるのか」といった専門業種を知っていただくことにより
費用が抑えられたり、主催企業での高額備品購入は経理上問題がある場合レンタル依頼する場合に大きな利点を発揮いたします。
【まとめ】
イベントを主催される際には、内容、規模、予算などにより発注すべき業種や内容が異なりますが、主催者自身で行うようなイベント（学園祭や町のお祭り、商店会の行事等）を
除き、企業、団体が主催するイベントは大なり小なりイベント制作会社への発注が成功のカギとなります。
ただし、費用も掛かりますので内容により各区分の検討をすべきと思われます。
反対に予算がなく、費用を抑えたい場合はイベント制作会社の業務を主催者自身が行うことで費用を抑えられるとも言い換えられます。
非常に大変な矢面に出ない業務なので、主催者自身で行い社会的な責任が発生するトラブルもあり得るイベントでは、費用発生させて行うことのリスクヘッジの検討をお薦めします。
大きく分けた4区分も様々なイベント内容によって変わってきますので十分ごご注意いただければと考えます。
また4区分にも中間の『制作代理店』『制作運営会社』なども発生しています。
そして、各区分の業種の数は非常に多く存在する点、イベント内容により得意、不得意やスキルレベル差が非常に大きい点も注意しなければならない点です。
本サイトでは、そんな主催者の悩みを質問フォームより回答をいただくことにより無料にてお薦めの区分や業種をアドバイスできればと考え制作されました。
すでにイベントを実施している主催者も今体制は間違いないのかなどの疑問にも回答できればと考えておりますのでお気軽に回答ください。
また、コロナ禍により主催者がすべて企画、制作、運営を自身で行っていて、オンラインも検討しなければならなく、どうしたら良いかとお悩みの主催者もお気軽にご相談ください。
以下の相談フォームより20分程度の質問に回答することにより無料相談、実施に向けた有効的なアドバイスが受けられます
◆良いイベント実現のため、イベント業界活性化のために行っているため、実施フォームよりの無料相談、アドバイスを目的として行っているため、
状況にあった業者の紹介など競合他社でも行ってまいります。弊社の過度な営業行為は行いませんのでご安心の上ご相談ください。
※１ イベント業界ではイベントに関わる業種として大きく4つに分けられます。
広告代理店・・・広告代理店に発注することにより企画、制作、運営すべてを一括で受注可能企業
特にメディアが関係する場合は、広告代理店への発注は必須になるケースがあります。
イベント制作会社・・・企画が決定後、「制作＝仕切り」を行う業種です。広告代理店も企画決定後は業務委託後に発注しています。
よく、「広告代理店に発注したのに何もしないでマージンを抜かれる」と思われるケースがある理由の一つです。
そのため、イベント実施内容が明確でメディアなどがない場合は、イベント制作会社への直発注は費用を抑えられる
ケースがあります。
イベント運営会社・・・イベントに特化したスタッフの人材派遣会社です。主催者の方だけで物理的に当日回せない際の補充スタッフを派遣します。
広告代理店、イベント制作会社経由での手配が可能ですが各々のマージンがあり費用は高くなります。
イベント内容が明確で少しでも予算を抑えたい場合は直接の発注という手段があります。
ただし、そのスタッフへの段取り、オリエン、管理は発注者のため直接の発注は費用を抑えることは可能ですがその分主催者が
大変になります。
イベント専門・・・イベントに特化した個別備品、ツール会社となります。
代表的な種類としては、音響、照明、映像、中継、特殊効果、レンタル品などがあります。
主催者がすべてを行い、大型の映像機器だけ借りたいというような時は費用を抑えるには直接発注ができます。
ただし、各種形式、実施環境など仕切りがポイントとなりますので、内容によりマージンは発生するものの専門的な知識のある
イベント制作会社に依頼することをお薦めいたします。
※専門分野はイベント運営会社への発注は難しいケースがあります。
物は手配して現地には送られて来たが、設置できないや操作できないなど仕切りの重要性が多々あります。
※２ メディアとは、テレビ、ラジオ、出版物、交通広告、WEB広告など媒体をいいます。
広告代理店のみの特権になりえる事項も多々あります。